Privacyverklaring BaasOverGewicht

1. Wie zijn wij

BaasOverGewicht is een eenmanszaak, gevestigd te Nijmegen. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:

•        BaasOverGewicht

•        KvK-nummer: 66476364

•        Vestigingsplaats: Nijmegen

•        E-mail voor privacyzaken: [email protected]

•        Verwerkingsverantwoordelijke: Sheila Baas

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die BaasOverGewicht verwerkt in het kader van haar dienstverlening en website.

2. Diensten

BaasOverGewicht biedt eet- en leefstijlcoaching en online programma’s, waaronder een instaptraject , een online zelfstudiecursus, een individueel Premium coachingstraject en opleidingen en trainingen voor professionals.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

BaasOverGewicht kan de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken:

•        naam en contactgegevens

•        gewicht, BMI en leefstijlgegevens

•        gegevens over eetgedrag en leefstijl

•        mentale en fysieke klachten, voor zover door de betrokkene zelf gedeeld

•        intakegegevens en coachnotities

•        inhoud van communicatie via e-mail, berichtenverkeer en (video)gesprekken

•        accountgegevens van de online leeromgeving

•        betalings- en factuurgegevens

•        website- en cookiegegevens

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor coaching en begeleiding.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

•        het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact

•        intake, coaching en begeleiding

•        uitvoering van overeenkomsten

•        het verlenen van toegang tot de online leeromgeving

•        facturatie en financiële administratie

•        verzending van nieuwsbrieven en e-mailupdates

•        verbetering van dienstverlening en website

•        naleving van wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgrondslagen

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één of meer van de volgende grondslagen:

•        toestemming van de betrokkene

•        uitvoering van een overeenkomst

•        wettelijke verplichting

•        gerechtvaardigd belang

Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

6. Bijzondere persoonsgegevens

BaasOverGewicht verwerkt bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, uitsluitend:

•        voor coaching en begeleiding

•        op basis van expliciete toestemming van de betrokkene

Deze gegevens kunnen daarnaast uitsluitend in geanonimiseerde vorm worden gebruikt voor analyse en verbetering van het aanbod. Gebruik van gegevens voor marketingdoeleinden of testimonials vindt alleen plaats na afzonderlijke, expliciete toestemming.

BaasOverGewicht adviseert cliënten om bij aanvang en afronding van een traject een meting bij de eigen huisarts te laten doen. De cliënt onderhoudt daarbij zelf het contact met de huisarts; BaasOverGewicht ontvangt uitsluitend de informatie die de cliënt zelf kiest te delen.

7. Communicatiekanalen

Contact met cliënten verloopt via e-mail, telefoon, berichtendiensten (zoals WhatsApp) en videobellen. Het gebruik van een berichtendienst voor het contact tussen sessies gebeurt op basis van instemming van de cliënt; wie dat liever niet wil, kan altijd kiezen voor e-mail of telefoon.

BaasOverGewicht deelt via berichtendiensten geen gevoelige gezondheidsgegevens wanneer dit redelijkerwijs kan worden vermeden. Coachnotities en dossiers worden niet in berichtendiensten bewaard, maar in de beveiligde eigen administratie.

8. Opslag en beveiliging

Persoonsgegevens worden uitsluitend digitaal en beveiligd opgeslagen, op beveiligde apparatuur en in beveiligde (cloud)diensten. BaasOverGewicht treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

•        sterke wachtwoorden

•        twee-factorauthenticatie

•        versleutelde verbindingen (SSL)

•        versleuteling en schermvergrendeling van apparatuur

•        beperkte toegang tot gegevens (alleen de ondernemer)

•        regelmatige back-ups

9. Verwerkers

Voor de uitvoering van haar diensten maakt BaasOverGewicht gebruik van externe dienstverleners, zoals aanbieders van e-mailsoftware, hosting, de online leeromgeving, videobeldiensten, berichtendiensten, betalingsverwerking en analytics. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van BaasOverGewicht. Waar vereist zijn met deze partijen verwerkersovereenkomsten gesloten.

10. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners (zoals berichtendiensten en videobeldiensten) kunnen persoonsgegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

11. Bewaartermijnen

BaasOverGewicht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

•        administratieve en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)

•        coaching- en intakegegevens: maximaal 5 jaar na afronding van het traject

•        berichtenverkeer via berichtendiensten: verwijderd uiterlijk bij het verstrijken van de termijn voor coaching gegevens

•        nieuwsbriefgegevens: tot het moment van uitschrijving

12. Cookies en tracking

De website van BaasOverGewicht maakt gebruik van functionele cookies en analytische cookies. Indien marketing- of trackingcookies worden gebruikt, worden deze uitsluitend geplaatst na voorafgaande toestemming via de cookiebanner en toestemmingstool. Gegeven toestemming kan via dezelfde tool worden aangepast of ingetrokken.

13. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

•        recht op inzage in hun persoonsgegevens

•        recht op rectificatie

•        recht op verwijdering van gegevens

•        recht op beperking van de verwerking

•        recht op overdraagbaarheid van gegevens

•        recht van bezwaar tegen verwerking

•        recht om gegeven toestemming in te trekken

Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected]. BaasOverGewicht reageert binnen de wettelijke termijn van één maand.

BaasOverGewicht maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor betrokkenen.

14. Minderjarigen

De diensten van BaasOverGewicht zijn uitsluitend gericht op volwassenen van 18 jaar en ouder. BaasOverGewicht verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen.

15. Klachten

Indien u van mening bent dat BaasOverGewicht niet handelt in overeenstemming met de AVG, kunt u dit melden via [email protected]. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

BaasOverGewicht behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website van BaasOverGewicht.